par Garneau
Vous souhaitez organiser une randonnée cycliste caritative afin d’amasser des fonds pour votre OSBL préféré ? Nous avons un peu d’expérience : nous organisons deux événements Granfondo depuis 10 ans en plus du Tour du Silence et des courses de vélo de montagne et de cyclo cross.
Le Granfondo Garneau-Québecor, qui célèbre cette année son 10e anniversaire, est une randonnée cycliste de 118 km entre Trois-Rivières et Saint-Augustin-de-Desmaures. La randonnée du Granfondo Garneau Florida est quant à lui un important événement de cyclisme de route qui en est à sa troisième année.
Nous avons donc noté quelques conseils et leçons que nous avons appris en cours de route…
Avant de commencer, il y une chose que vous devez toujours garder en tête lors de l'organisation de votre événement: Faire vivre toute une expérience à vos participants. Ceci devrait être la priorité pour toutes les décisions que vous prenez. C'est super d'attirer les médias, d'avoir de la visibilité mais assurez vous d'abord que chaque participant reparte de l'événement avec un sourire et qu'il/elle ait vécu la plus belle expérience possible (tant au niveau sécurité, logistique, originalité, etc.). C'est ce qui différencera votre événement des autres et qui fera en sorte que les participants reviendront l'an prochain avec même des amis!
1. Sécurité
LA SÉCURITÉ EST INDISPENSABLE et doit être une priorité. C’est également une portion importante du budget si vous n’avez pas de commandite de la police locale ou de la ville. Si les routes sont ouvertes à la circulation, les cyclistes devraient être escortés à l’avant et à l’arrière du peloton par des véhicules équipés de feux clignotants. Il est aussi bon d’avoir des patrouilleurs à toutes les intersections. La communication est clé. Avisez les cyclistes de ce qui est permis, y compris les voies sur lesquelles circuler, combien de cyclistes peuvent rouler côte à côté, et les lois à respecter concernant la circulation routière.
2. Commanditaires
Les commanditaires sont essentiels à l’événement. Ils vous permettent de recueillir des fonds pour la cause de votre choix, alors il est important d’en prendre soin ! Assurez-vous que les noms des compagnies qui vous commanditent sont bien en vue au site d’arrivée et présents sur le maillot ainsi que sur toutes les autres communications marketing. Essayez de mettre à profit les différents types de commanditaires ; monétaires, alimentaires, services, ils ont tous quelque chose de différent à offrir, alors tentez d’en tirer le meilleur parti.
3. Balisage du parcours
Des panneaux doivent être placés en évidence sur tout le parcours. Des indications claires sont essentielles. Permettez aux cyclistes d’anticiper les virages en plaçant des panneaux suffisamment à l’avance.
4. Planification
Organisez des rencontres avec toutes les parties organisatrices et les fournisseurs de services au moins 2-3 fois avant l’événement. Ceci assurera que toutes les parties sont sur la même longueur d’ondes et savent à quoi s’attendre (police, sécurité, représentants de la ville, etc.). Il est recommandé d’informer tous les services chargés de l’application de la loi et les services ambulanciers de votre événement. Soyez toujours prêts à faire face aux imprévus. Planification d’événement = rien ne va comme prévu. Gardez la tête froide et trouvez des solutions rapidement si quelque chose d’inattendu se produit. NE PANIQUEZ PAS ! Revérifiez tout – il est important de tout revérifier avec tous les vendeurs et fournisseurs de services avant l’événement pour vous assurer que vous êtes tous sur la même longueur d’ondes en ce qui concerne les livraisons et la marchandise à recevoir.
5. Bénévoles
Les bénévoles sont essentiels au bon déroulement de l’événement. Recrutez d’avance et assurez-vous d’avoir assez de personnes pour couvrir toutes les tâches importantes. Prenez soin de vos bénévoles, ils ne sont pas faciles à trouver. Assurez-vous qu’ils se sentent appréciés. Les bénévoles devraient se démarquer avec des t-shirts aux couleurs de l’événement ou des vêtements distinctifs. Les cyclistes doivent pouvoir facilement identifier à qui s’adresser pour obtenir de l’aide. Faites un compte-rendu – assurez-vous d’organiser une rencontre avec les différentes parties impliquées pour savoir ce qui a bien fonctionné ou non afin de savoir quoi améliorer pour la prochaine fois.
6. Budget
Préparez une ébauche et assurez-vous de tenir compte des situations imprévues.
7. Publicité
Il est important de communiquer avec les participants ! Assurez-vous d’utiliser différents canaux de communications pour rejoindre tous les participants, puisque qu’ils ne réagissent pas tous à un seul type de publicité. Créez un plan médiatique sur six mois et intensifiez les communications à mesure que l’événement approche. L’événement devrait être publié sur les médias sociaux le plus souvent possible. Assurez-vous de créer un événement sur Facebook pour pouvoir le partager.
8. Audience
Qui sont les participants ? Assurez-vous de bien connaître votre public et de planifier le programme et les activités en fonction du public cible. Demandez des commentaires – une fois l’événement terminé, assurez-vous de recueillir le maximum d’information des participants.
9. Logistique (du transport à la nourriture au stationnement)
L’expérience de vos cyclistes est la clef de voûte de la longévité de votre événement. La logistique devrait être communiquée aux participants sur une base continue. Ne présumez pas qu’une communication sera lue par tous.
10. Ouvert à tous
Ceci n'est pas une course! Certains participants auront peut-être comme objectif d'arriver premier, et c'est parfait, MAIS, la plupart y seront pour le plaisir, vivre une nouvelle expérience et certains auront comme seul objectif de terminer et de franchir la ligne d'arrivée. Vous devez vous assurer que vos commications s'adressent à tous les types de participants et vous ne voulez surtout pas faire peur à de nouveaux participants.
